• Uitleg
• |
• Informatiemanagement
• |
• po
• vo

Taken en verantwoordelijkheden bij informatiemanagement

Hoe de taken en verantwoordelijkheden bij informatiemanagement zijn belegd, bepaalt voor een groot deel hoe iemand naar bepaalde onderwerpen kijkt en welke keuzes vanuit dat perspectief het meest voor de hand liggen. Het is daarom belangrijk die taken en verantwoordelijkheden goed te beleggen. In dit artikel in de reeks Informatiemanagement op school gaan we hierop in.

Door Okko Huising

21 oktober 2022

7 minuten lezen

Overal binnen een school wordt informatie gebruikt. Het feit dat iedereen binnen een school werkt met informatie en in meer of mindere mate afhankelijk is van de beschikbaarheid en kwaliteit ervan, betekent dat informatiemanagement dus eigenlijk van iedereen, voor iedereen is. Als informatiemanagement goed is geregeld – op basis van bestaande behoeften – dan ontstaat er tijd voor wat echt belangrijk is: onderwijs geven.

Inhoud en uitvoering scheiden

Een belangrijk advies hierbij is: houd inhoud en uitvoering gescheiden. We hebben het hier alleen over activiteiten (strategisch, tactisch en operationeel) die te maken hebben met informatiemanagement. En die staan los van de vraag wie deze taken gaat uitvoeren. Dat kan namelijk per school verschillen. Een scheiding tussen inhoudelijke verantwoordelijkheid en uitvoering is dus belangrijk. Ict bijvoorbeeld, is geen eigenaar van processen rond aanmelding en inschrijving, maar ze maken het wel technisch mogelijk dat medewerkers het LAS kunnen gebruiken via hun pc die via wifi is verbonden met het internet. 

Wie doet wat?

Taken en verantwoordelijkheden bepalen voor een groot deel hoe iemand naar bepaalde onderwerpen kijkt en welke keuzes vanuit dat perspectief en belang het meest voor de hand liggen. Beleg je taken en verantwoordelijkheden binnen je organisatie, dan is het van belang hier rekening mee te houden.

• Bestuur
  Heeft in het kader van informatie en informatiemanagement voornamelijk te maken met wet- en regelgeving. Niet alleen verplichtingen die direct zijn gerelateerd aan onderwijs, maar die bijvoorbeeld ook voortkomen uit het feit dat een school een stichting is. Het bestuur is daarnaast verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de (onderwijs)visie, strategie en beleid.
• Schoolleiding
  Houdt zich qua informatie en informatiemanagement ook vooral bezig met wet- en regelgeving. Bij kleinere scholen is het bestuur en de schoolleiding soms een en dezelfde persoon. De schoolleiding is daarnaast verantwoordelijk voor beleid en planning, verantwoording, en medezeggenschap. 
• Informatiemanagement
  Gaat over het organiseren van informatie op basis van de informatiebehoeften uit de activiteiten van de school en de informatievoorziening die wordt gefaciliteerd door ict. Deze rol ‘kun je er niet even bij nemen’. Maar wanneer je school investeert in het goed invullen van deze rol, betaalt dat zich dubbel en dwars terug.
• Ict
  Helpt met het beschikbaar stellen en operationeel houden van de middelen die nodig zijn om informatie- en communicatieprocessen te faciliteren (de aanbodzijde). Denk daarbij aan softwareoplossingen, apps, devices, maar ook de API’s die nodig zijn.

Het begint met overleg

Elke rol levert een eigen perspectief op vraagstukken op, maar scholen kunnen de rollen bij verschillende mensen beleggen. Het is daarbij belangrijk dat de personen die rollen vervullen enige kennis hebben van de inhoud van andere rollen. Het is wel zo handig dat een schoolbestuur enig idee heeft hoe de ict binnen een school is geregeld of geregeld zou moeten zijn. De ict-manager zou enige kennis moeten hebben van wat de collega’s in het werkveld nodig hebben om te kunnen functioneren, en wat de rol van de informatiemanager is. Ga dus met elkaar in overleg om de strategische gebieden met elkaar te verbinden.

Aandachtsgebieden rol informatiemanager

• richting: strategie en advisering
• overzicht: architectuur, samenhang en portfolio
• sturing: besluitvorming en uitvoering
• gedrag: houding en afspraken
• kennis: informatiebehoefte en competenties

Goed regelen van informatiemanagement

Heb je informatiemanagement goed geregeld op basis van bestaande behoeften, dan houd je tijd, geld, mensen en middelen over voor andere zaken, zoals het geven van onderwijs. In termen van inspanning, tijd, middelen en deskundigheid die nodig zijn om informatiemanagement goed te regelen, geldt: regel het samen. Samen met collega’s en samen met andere scholen. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor de FG die vaak door diverse scholen wordt ingehuurd.

De modellen van FORA kunnen hierbij helpen. Ze geven een duidelijk inzicht van alle processen en activiteiten in een school. 

Hulpmiddelen voor goed informatiemanagement op school

FORA-modellen

Om te voorkomen dat jij en je collega’s direct in allerlei oplossingen gaan denken zonder eerst te achterhalen wat het probleem is en waardoor het is ontstaan, ga je aan de slag met de FORA-modellen:

• model bestuur 
• model schoolleiding 
• model informatiemanager 
• model ict-manager

Aan de hand van deze modellen maak je inzichtelijk welke activiteiten en processen bijdragen aan het realiseren van specifieke doelen en wat daarbij de informatiebehoefte is.

FORA

In de FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) vind je uitgebreide modellen waarmee je processen binnen je school op een gestructureerde manier in kaart kunt brengen. De FORA richt zich op zeven gebieden (lees ook: Waar draagt de FORA aan bij). De FORA-wiki biedt informatie in detail, maar ook overzichten en schema’s die bruikbaar zijn in de gesprekken tussen de informatiemanager en het bestuur (zie bijvoorbeeld de pdf met een overzicht van de FORA-modellen). 

Om de continuïteit van een school te waarborgen zijn grofweg drie zaken nodig: geld, leerlingen en medewerkers. Met behulp van de FORA kun je zelf aan de slag met een aantal activiteiten die rechtstreeks bijdragen aan het voortbestaan van je school. Kijk bijvoorbeeld naar het proces om leerlinginformatie op orde te krijgen.

Aandachtspunten en tips

• Laat je niet verblinden door mooie apps, maar relateer technologie aan uit te voeren activiteiten om doelen te realiseren.
  Dus altijd van doel > activiteiten > informatiebehoefte > informatievoorziening (oplossing) > technologie (ict).  
• Heb je niet genoeg mensen binnen je eigen school om alle benodigde taken en verantwoordelijkheden te beleggen, werk dan samen met andere scholen of huur extern capaciteit in (in die volgorde). Op het gebied van technologie is veel hetzelfde (een laptop is een laptop). De eigenheid van je school komt niet in het gedrang wanneer je op het gebied van technologie kiest voor samenwerking! 
• Het bestuur van scholen en de informatiemanagementrol moeten zich primair bezighouden met ict-onafhankelijke gesprekken over de informatie- en communicatieprocessen.

Verder lezen