- Uitleg
- |
- Leermiddelen
- |
- vo
- mbo
De rol van de leermiddelencoördinator (VO)
Kwalitatief goede leermiddelen die passen bij de visie, wensen en randvoorwaarden van een school zijn essentieel voor een goed lopende onderwijspraktijk. De leermiddelencoördinator speelt binnen de vo-school een belangrijke rol in de verschillende processen die bijdragen aan het succesvol inzetten van leermiddelen.
Door de redactie
Een leermiddelencoördinator zorgt dat het kiezen, bestellen, betalen, leveren en gebruiken van leermiddelen efficiënt verloopt en dat de juiste medewerkers worden betrokken bij de processen. Daarnaast monitort de coördinator belangrijke randvoorwaarden, zoals het leermiddelenbudget en de leermiddelenvisie. Op deze manier ondersteunt hij de optimale inzet van leermiddelen gedurende het hele schooljaar.
Niet iedere school heeft een aangewezen leermiddelencoördinator. In de praktijk worden ook andere termen gebruikt, zoals coördinator boekenfonds. Ook blijkt dat de manier waarop de rol wordt ingevuld sterk uiteenloopt en dat leermiddelenprocessen op verschillende manieren worden ingericht. Ongeacht de keuzes van de school, is het belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van waar de verantwoordelijkheden zijn belegd en welke kennis er nodig is om deze uit te voeren.
In dit artikel zijn de taken van de leermiddelencoördinator in leermiddelenprocessen en de beleids- en aanbestedingscycli uitgewerkt in vaardigheden, benodigde kennis en attitudes. Leermiddelencoördinatoren, schoolleiders en/of bestuurders kunnen dit overzicht gebruiken om inzicht te krijgen in de coördinatie van leermiddelen binnen de school. Ook kan het worden gebruikt bij het samenstellen van het takenpakket van een (nieuwe) leermiddelencoördinator.
Een takenpakket dat past bij de school
Iedere school is anders. Er zijn dan ook verschillende factoren die invloed hebben op de leermiddelencoördinatie. De rol van leermiddelencoördinator kan op twee manieren worden belegd: als functie of als taak naast andere werkzaamheden in de school. Het kan verschillende voordelen hebben om voor de vorm van functie te kiezen. Zo is er meer tijd om interne kennis van leermiddelen op te bouwen. Daarnaast is er een duidelijk contactpersoon voor medewerkers, leerlingen en externe betrokkenen die tijd heeft om te adviseren en evalueren. Aan de andere kant vergt de rol, afhankelijk van de taken en de vorm van het leermiddelenfonds, niet voor iedere school even veel aandacht gedurende het hele schooljaar.
Bekijk de cycli en taken in dit artikel kritisch en maak keuzes die bij de school passen. Houd daarbij het verloop van de verschillende leermiddelenprocessen in de school in acht. Welke taken horen bij de leermiddelencoördinator? Welke verantwoordelijkheden liggen elders in de school? Zijn de benodigde kennis en vaardigheden aanwezig en is het duidelijk waar deze te vinden zijn? Als een taak niet bij de leermiddelencoördinator wordt belegd, besluit dan bij welke afdeling of medewerker de verantwoordelijkheid wel ligt.
Cycli in de schoolcontext
-
- de beleidscyclus
- de contractperioden van leermiddelen
- de jaarlijkse cyclus.
Eens in de vijf tot acht jaar evalueert het schoolbestuur de doelen, visie en algemene beleidskaders van de school en past het deze, zo nodig, aan (beleidscyclus). Elke vier jaar worden er leermiddelen aangeschaft die aansluiten bij de beleidsvoornemens en de onderwijsbehoeften (contractcyclus). Ieder schooljaar worden deze leermiddelen aan de leerlingen geleverd en ingezet in het onderwijs (jaarlijkse cyclus).
Beleidscyclus (vijf tot acht jaar)
De beleidskaders die een schoolbestuur stelt, zijn van invloed op de keuze, inkoop en inzet van leermiddelen. Samen met de schoolleider en andere betrokkenen zet de coördinator de beleidskaders om naar duidelijke afspraken over leermiddelen en zorgt ervoor dat verantwoordelijkheden die hieruit voortkomen effectief (kunnen) worden uitgevoerd. De afspraken en standpunten ten aanzien van leermiddelen worden vastgelegd in het leermiddelenbeleid.
Contractcyclus (vier jaar)
Contracten bij distributeurs of uitgeverijen hebben doorgaans een doorlooptijd van 4 jaar. Aan het eind van een contractcyclus worden lopende contracten geëvalueerd en worden er nieuwe afspraken gemaakt. In de inkoopprocedure die daarop volgt, is de leermiddelencoördinator betrokken bij het kiezen, aankopen en leveren van nieuwe leermiddelen. Scholen met leermiddelencontracten die meer dan de aanbestedingsgrens van € 221.000 bedragen, zijn volgens de wet aanbestedingsplichtig.
Tijdens de (aanbestedings)procedure monitort de leermiddelencoördinator de beleidskaders en wensen van de school, zoals de manier waarop het leveringsproces verloopt en de mate van ondersteuning gedurende het contract. Daarnaast onderhoudt de coördinator het contact met uitgeverijen of distributeurs, evalueert aanbiedingen en monitort het budget. Binnen grotere onderwijsinstellingen speelt de inkoper en/of contractmedewerker doorgaans een grote rol in deze taken.
Leermiddelenprocessen
Er bestaan verschillende leermiddelenprocessen binnen een onderwijsinstelling:
- oriëntatie op leermiddelen
- leermiddelenkeuze
- opstellen en publiceren van de leermiddelenlijst
- bestellen van leermiddelen
- betalen van leermiddelen
- (toezien op het) leveren van de leermiddelen
- gebruik van leermiddelen
De leermiddelencoördinator neemt het initiatief op het gebied van leermiddelenkeuze, inclusief de logistieke afstemming met uitgevers en distributeurs en het bestellen en betalen van leermiddelen. Ook zorgt de leermiddelencoördinator voor het samenstellen van de leermiddelenlijst en de (digitale) levering van de leermiddelen. De taken die voortkomen uit de verschillende leermiddelenprocessen grijpen terug op gemaakte afspraken in het leermiddelenbeleid van de school.
Leermiddelencoördinatie raakt veel andere contexten binnen de school, en vraagt om samenwerking met onder andere de schoolleider, ict-coördinator, financiële- en inkoopmedewerkers en docententeams. Kennis van managementinformatie van de school, zoals financiële gegevens, leerlingaantallen en gegevens over de digitale infrastructuur, is noodzakelijk om samen passende keuzes in het perspectief van de verschillende samenwerkingsgebieden en cycli binnen de school te kunnen maken.
Taken van de leermiddelencoördinator: vaardigheden, kennis en attitudes
1. Taken in de beleidscyclus
1.1 Opstellen, monitoren en evalueren van het leermiddelenbeleid
Doordachte keuzes over leermiddelen binnen een school worden gebaseerd op het leermiddelenbeleid. Het leermiddelenbeleid is een meerjarig, duurzaam beleid dat richting geeft aan de keuze, inkoop en implementatie van (digitale) leermiddelen.
In het opstellen van een nieuw of herzien leermiddelenbeleid speelt de leermiddelencoördinator een centrale rol door het beleid zelfstandig of samen met een projectteam uit te werken. Lees in de Aanpak starten met leermiddelenbeleid meer over het opstellen van een leermiddelenbeleid.
Een leermiddelenbeleid is geen statisch document: in relatie tot alle leermiddelenprocessen kan het samen met de betrokkenen worden geëvalueerd en mogelijk worden bijgesteld. De leermiddelencoördinator neemt het voortouw in het plannen van deze evaluatiemomenten.
In het leermiddelenbeleid worden onder andere eisen gesteld aan de leermiddelenprocessen binnen de school. Tijdens alle processen grijpt de leermiddelencoördinator terug op het leermiddelenbeleid. Zo zorgt ervoor dat aan de gestelde eisen wordt voldaan, afspraken worden nagekomen en de gemaakte keuzes passen binnen de onderwijsvisie van de school.
1.2 Inzicht in budget en financiën
Op basis van (veranderingen in) het schoolbeleid, worden het budget en andere relevante financiële kaders voor leermiddelen vastgesteld. Samen met de financiële administratie zorgt de leermiddelencoördinator dat deze kaders worden vertaald naar de leermiddelenprocessen binnen de school. Gedurende het schooljaar monitort de leermiddelencoördinator de (totale) uitgaven voor leermiddelen, om uiteindelijk een analyse en mogelijke aanpassingen in budgetten of keuze- en bestelprocessen door te voeren.
2. Taken in de contractcyclus
2.1 Aanbesteding
Een aanbestedingsprocedure voor het aankopen van nieuwe leermiddelen vereist samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen de school. Samen met de inkoper, schoolbestuur en ict-coördinator doorloopt de leermiddelencoördinator analyses en voorbereidingen op basis van het leermiddelenbeleid. Daarin neemt hij de huidige contracten en processen, marktconsultaties, het aanbestedingsproces en een evaluatie mee. Lees op de website van SIVON meer over het (gezamenlijke) aanbestedingsproces.
3. Taken in de jaarlijkse cyclus
3.1 Leermiddelenkeuze
De keuze voor een nieuw leermiddel wordt gemiddeld eens in de vier jaar gemaakt. Wanneer er nieuwe leermiddelen gekozen moeten worden, lopen het oriëntatie- en keuzeproces tussen oktober en april.
De leermiddelencoördinator monitort de afschrijvingstermijnen (in het geval van een extern leermiddelenfonds) en vervaltermijnen van de leermiddelen die in gebruik zijn. Daarnaast initieert hij, wanneer nodig, het keuzeproces voor een nieuw leermiddel en de implementatie van (wijzigingen in het) schoolbeleid.
Samen met een selectieteam van docenten, de ict-coördinator en andere betrokkenen start de leermiddelencoördinator vervolgens het leermiddelenkeuzeproces. Lees in het Stappenplan voor het kiezen van nieuwe (digitale) leermiddelen meer over het keuzeproces. De coördinator monitort of de stappen binnen het proces worden afgerond en de gemaakte keuzes bij de onderwijsvisie en het leermiddelenbeleid van de school passen.
Tijdens het keuzeproces onderhoudt de leermiddelencoördinator het contact met distributeurs en uitgevers, bijvoorbeeld bij het inwinnen van informatie, het plannen van een pilot, het opstellen van een nieuw contract of implementatie van het leermiddel. De leermiddelencoördinator zorgt ervoor dat relevante informatie uit deze contactmomenten terecht komt bij de inkoper, contractmanager en/of de financiële administratie en stemt met hen af.
3.2 Opstellen en publiceren van de leermiddelenlijst (vo-specifiek)
In het voorgezet onderwijs bevat de leermiddelenlijst alle leermiddelen die een leerling nodig heeft in een schooljaar. Ieder jaar haalt de leermiddelencoördinator informatie op bij de vaksecties over de benodigde leermiddelen, stelt de volledige leermiddelenlijst op en controleert of deze voldoet aan de relevante wet- en regelgeving. Daarnaast wordt gecontroleerd welke leermiddelen de leerling zelf dient aan te schaffen, volgens de Wet Gratis Schoolboeken (2008).
De leermiddelencoördinator verwerkt de leermiddelenlijst vervolgens in de relevante systemen binnen de school en publiceert deze voor leerlingen en collega’s.
3.3 Bestellen van leermiddelen
Nadat de leermiddelenlijst is opgesteld, verzorgt de leermiddelcoördinator de logistieke afstemming met uitgevers en distributeurs. De leermiddelencoördinator bestelt de juiste hoeveelheid leermiddelen van de leermiddelenlijst voor het nieuwe schooljaar bij de uitgever of distributeur, of monitort het proces in het geval dat leerlingen en ouders zelfstandig bestellen. Daarnaast is de coördinator het contactpunt voor contractzaken.
Om het bestellen en betalen van de leermiddelen soepel te laten verlopen, heeft de leermiddelencoördinator inzicht nodig in de stappen in de administratieve en financiële processen die doorlopen moeten worden, de randvoorwaarden van de school die een rol spelen en afspraken die zijn gemaakt rond de inkoop van leermiddelen.
3.4 Leveren van leermiddelen
De leermiddelencoördinator zorgt dat de juiste leermiddelenpakketten bij de juiste leerlingen terechtkomen of monitort het proces als de levering is uitbesteed aan de distributeur. Tijdens de zomervakantie worden folio-leermiddelen van leerlingen ingenomen, nieuw geleverde (digitale) leermiddelen in ontvangst genomen en de nieuwe leermiddelenpakketten klaargezet voor levering aan de leerling. Afhankelijk van het type leermiddelenfonds ligt de verantwoordelijkheid van deze taken bij de school of bij de distributeur of uitgever. De leermiddelencoördinator is voor zowel de school als de distributeur en/of uitgever het aanspreekpunt.
3.5 Betalen van leermiddelen
De leermiddelencoördinator zorgt dat de juiste informatie wordt geleverd aan de financiële administratie en is verantwoordelijk voor de tijdige afwikkeling van de facturatie. Het leermiddelenbudget wordt gemonitord en de factuur van de uitgever of distributeur wordt gecontroleerd.
3.6 Nabestellen van leermiddelen
Naar aanleiding van het leverings- en uitgifteproces van de leermiddelen, inventariseert de leermiddelencoördinator of er nabestellingen nodig zijn. Gedurende het schooljaar beheert de leermiddelencoördinator de voorraad en handelt mogelijke nabestellingen af.
3.7 Retourneren van leermiddelen (ILF-specifiek)
De leermiddelencoördinator monitort de uiterste retourtermijnen en -voorwaarden van leermiddelen en verzorgt het proces van retourzendingen.
3.8 Gebruiken van leermiddelen
Gedurende het schooljaar beheert de leermiddelencoördinator de leermiddelen die in gebruik zijn. De coördinator handelt klachten af, onderhoudt contacten met de uitgever of distributeur en begeleidt de implementatie van nieuwe leermiddelen.
Daarnaast neemt de leermiddelencoördinator het initiatief om het proces van kiezen en bestellen van leermiddelen te evalueren en de processen waar nodig aan te passen. Ook leerpunten met betrekking tot leermiddelencontracten en het schoolbeleid worden beschouwd in de context van de leermiddelenprocessen binnen de school. Zijn er processen die kunnen worden aangepast om de cycli beter op elkaar te laten aansluiten?
4. Vaardigheden, kennis en competenties
De rol van leermiddelencoördinator vereist kennis over leermiddelenprocessen binnen de school, visie en beleid op leermiddelen, financiële kaders, relevante wet- en regelgeving en afspraken uit relevante contracten. Met verschillende vaardigheden en attitudes zorgt de leermiddelencoördinator dat leermiddelenprocessen efficiënt verlopen en effectieve samenwerking wordt gefaciliteerd.
4.1 Vaardigheden
Bij vaardigheden kun je denken aan:
- heldere interne en externe communicatie
- overzichtelijke organisatie en administratie
- werken in de relevante computersystemen
- projectmanagement
- logistiek beheer
- samenwerken met en aansturen van betrokkenen
- onderzoek en informatiewinning naar leermiddelen
4.2 Kennis
Bij kennis kun je denken aan:
- kennis over de relevante leermiddelenprocessen en betrokkenen in de school
- kennis over de leermiddelenmarkt en leermiddelenketen
- kennis over het beleid, de onderwijsdoelen en de visie op leermiddelen
- kennis over landelijke wetgeving op het gebied van leermiddelen
- kennis over budgetten en andere relevante financiële kaders voor leermiddelen
- kennis over verval- of afschrijvingstermijnen voor huidige leermiddelen en overige contractuele afspraken
4.3 Attitudes
Bij attitudes kun je denken aan:
- is stressbestendig
- is detailgericht en nauwkeurig
- staat open voor samenwerking en feedback
- is proactief en neemt het voortouw wanneer nodig
- is flexibel en werkt vanuit probleemoplossend inzicht
Matrix taken van de leermiddelencoördinator
pdf | 89.82 KB
In deze matrix worden de verschillende taken die passen bij de rol van leermiddelencoördinator weergegeven aan de hand van de PDCA-procescyclus (Plan, Do, Check, Act). De taken die horen bij de PDCA-stappen (kolommen) in de leermiddelenprocessen en -cycli binnen de school (rijen) zijn uitgewerkt in de matrix. In veel gevallen voert de leermiddelencoördinator de taken niet alleen uit. Ook de expertise van de vakgroep of docententeams, het schoolbestuur, financiële en administratieve medewerkers en (indien aanwezig) ict-coördinatoren en inkopers is nodig. In de matrix wordt de betrokkenheid van verschillende onderwijsprofessionals weergegeven met verschillende kleuren (zie legenda).
