Bericht voor schoolbestuur aan leveranciers
docx | 24.29 KB
Dienst Verwerkersovereenkomsten
Alle verwerkersovereenkomsten centraal aangeboden en beheerd
De Dienst Verwerkersovereenkomsten is een beveiligde omgeving voor schoolbesturen waar leveranciers en schoolbesturen verwerkersovereenkomsten met elkaar afsluiten en beheren.
Wat is de Dienst Verwerkersovereenkomsten?
De Dienst Verwerkersovereenkomsten is een beveiligde online omgeving waar schoolbesturen en leveranciers op een eenvoudige en overzichtelijke manier verwerkersovereenkomsten kunnen afsluiten en beheren. Als schoolbestuur ben je volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht om goede afspraken te maken met leveranciers over het verwerken van persoonsgegevens. De Dienst Verwerkersovereenkomsten helpt je om dit proces te stroomlijnen.
Waarom de Dienst Verwerkersovereenkomsten?
- Eén overzichtelijk proces voor het beoordelen en ondertekenen van verwerkersovereenkomsten.
- Door koppeling met eHerkenning wordt de overeenkomst altijd beoordeeld en ondertekend de bevoegde persoon.
- Centraal overzicht van de getekende en aangeboden verwerkersovereenkomsten via deze dienst.
- Gemakkelijk voldoen aan de AVG-verplichting om afspraken te maken met leveranciers.
Voordat je aan de slag kunt:
- Ga naar het Beheerportaal Kennisnetdiensten en log in met eHerkenning. Gebruik je nog geen eHerkenning? Vraag dit dan aan bij een van de zes leveranciers die de overheid heeft erkend.
- In het Beheerportaal Kennisnetdiensten lees en onderteken je de Algemene Gebruiksvoorwaarden en word je vervolgens verwezen naar de dienst voor het beoordelen en ondertekenen van de de verwerkersovereenkomst van Kennisnet.
- Registreer het e-mailadres waarop je schoolbestuur notificaties wil ontvangen in RIO. Lees hier hoe dat werkt.
Het juiste e-mailadres registreren
Als een aanbieder een verwerkersovereenkomst voor je klaar heeft gezet ontvang je automatisch een e-mail. Die ontvang je op het e-mailadres dat geregistreerd staat in de Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO).
Zorg er dus voor dat het juiste e-mailadres is geregistreerd in RIO.
Gebruik daar de speciale communicatiecontext voor de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Vul daarin het e-mailadres in waarop jouw Functionaris Gegevensbescherming of privacyverantwoordelijke bereikbaar is.
Lees op de website van RIO hoe je dat doet voor het PO en het VO.
TIP: maak hiervoor gebruik van een algemeen e-mailadres dat toegankelijk is voor alle medewerkers die voor jouw bestuur de zaken rond verwerkersovereenkomsten afhandelen.
Zodra je akkoord gaat met de algemene gebruiksvoorwaarden van Kennisnet, kun je de Dienst Verwerkersovereenkomsten gaan gebruiken en ben je klaar om op een efficiënte manier verwerkersovereenkomsten af te sluiten en te beheren met je leveranciers, terwijl je tegelijkertijd voldoet aan de eisen van de AVG. De Dienst Verwerkersovereenkomsten maakt het je een stuk gemakkelijker!
Het ondertekenen van een verwerkersovereenkomst via de Dienst Verwerkersovereenkomsten verloopt in een paar eenvoudige stappen. De bevoegde medewerker ontvangt een melding wanneer er een verwerkersovereenkomst klaarstaat ter beoordeling. Na het inloggen met eHerkenning en het doorlopen van de stappen in het systeem, kan de overeenkomst worden ondertekend door de tekeningsbevoegde persoon binnen de organisatie.
Wijs jouw leverancier op de dienst
Schoolbesturen die nog steeds verwerkersovereenkomsten op de oude manier ontvangen van hun leveranciers, kunnen deze leveranciers vragen om over te stappen naar de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Dit zal het proces van het afsluiten en beheren van verwerkersovereenkomsten aanzienlijk vereenvoudigen en efficiënter maken. Je kunt onderstaand bericht gebruiken op leveranciers te wijzen op de Dienst.
De Dienst Verwerkersovereenkomsten is onderdeel van het programma Digitaal Veilig Onderwijs
Met het programma Digitaal Veilig Onderwijs bundelen het ministerie van OCW, Kennisnet, SIVON, de PO-Raad en de VO-raad hun krachten voor een onderwijssector waarin iedere leerling digitaal veilig kan leren en medewerkers digitaal veilig kunnen werken. Het programma biedt schoolbesturen heldere leidraden en een concreet ondersteuningsaanbod. Het programma stimuleert ook dat leveranciers hun productportfolio in lijn brengen met het normenkader. Zo kunnen scholen voldoen aan hun verantwoordelijkheid om een digitaal veilige organisatie te realiseren. Stap voor stap, Bit by Bit.
Binnen dit programma levert Kennisnet diensten en expertise rond privacy en informatiebeveiliging in het onderwijs die scholen kunnen gebruiken bij het realiseren van een digitaal veilige organisatie.
Voor meer informatie kun je contact opnemen met Kennisnet support via support@kennisnet.nl of 0800 321 22 33.