- Uitleg
- |
- Informatiebeveiliging en privacy
- |
- po
- vo
Advies aan scholen: heroverweeg gebruik van socialemediaplatforms
Onderwijsinstellingen mogen sociale media alleen inzetten als zij duidelijke afspraken maken met socialemediabedrijven over wat er met de gegevens van leerlingen en medewerkers gebeurt. Lukt het niet om zulke afspraken te maken? Dan kan een onderwijsinstelling het betreffende sociale medium beter niet gebruiken. Dit blijkt uit een advies van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) aan alle onderwijsinstellingen. Scholen zullen het gebruik van sociale media daarom moeten heroverwegen. Wat betekent dit advies in de praktijk voor scholen en hoe ga je ermee om?
Door de redactie
Wanneer scholen sociale media gebruiken, plaatsen zij vaak persoonsgegevens van leerlingen en medewerkers. Deze persoonsgegevens worden door socialemediabedrijven gebruikt voor hun eigen commerciële doelen, zoals marketing en profilering van de doelgroep. De AP heeft daarom een advies uitgebracht over het gebruik van sociale media door scholen. Een school moet duidelijke contractafspraken maken met de socialemediabedrijven over onder andere de doelen waarvoor de gegevens gebruikt mogen worden, hoelang deze gegevens bewaard mogen worden en over de rechten van betrokkenen. Daarnaast moeten leerlingen en medewerkers hier vooraf informatie over krijgen en toestemming voor geven. De school moet toestemming krijgen voor gebruik van het persoonsgegevens door de school én door het socialemediabedrijf.
Er zijn geen landelijke afspraken gemaakt met socialemediabedrijven. Daarom zullen scholen zelf afspraken moeten maken. Ook zal het vragen van toestemming aan ouders en leerlingen kunnen stuiten op weerstand omdat socialemediabedrijven hun persoonsgegevens voor commerciële doeleinden gebruiken.
Het advies van de AP komt naar aanleiding van een vraag van een onderwijsinstelling over de inzet van een specifiek socialemediaplatform. De naam van het socialemediabedrijf en de onderwijsinstelling worden niet genoemd omdat de AP een algemeen advies wil geven over het gebruik van sociale media. Het advies geldt als richtlijn voor alle onderwijsinstellingen die sociale media platforms gebruiken. Lees er meer over op de website van de AP.
In de praktijk zal het lastig zijn om de juiste toestemming te vragen en te krijgen van leerlingen en medewerkers. Ook is het lastig om concrete afspraken te maken met socialemediabedrijven. En het is de vraag of het bedrijf aan deze afspraken kan en wil voldoen. Kennisnet en SIVON adviseren daarom:
- Heroverweeg het gebruik van socialemediaplatforms
- Wees terughoudend met het plaatsen van persoonsgegevens en beeldmateriaal op sociale media.
1. Heroverweeg het gebruik van socialemediaplatforms
Bepaal eerst of een socialemediaplatform de juiste keuze is om het doel te bereiken. Past het bij de missie en visie van jouw school? Is het socialemediaplatform de juiste manier en noodzakelijk om informatie over jouw school en onderwijs te delen? En kan het doel niet op een andere, meer privacyvriendelijke, manier bereikt worden? Voor het delen van informatie over onderwijsactiviteiten zijn er voldoende alternatieven. Denk aan schoolapplicaties en oudercommunicatieplatforms. Ook kun je bijvoorbeeld de schoolwebsite gebruiken. Voor de schoolwebsite is het eenvoudiger om toestemming te vragen voor het gebruik van persoonsgegevens en heb je zelf invloed op wat er met de data van leerlingen en medewerkers gebeurt.
Neem ook het ethisch perspectief en de maatschappelijke wenselijkheid mee in de afweging van het gebruik van sociale media. Socialemediabedrijven hebben een financieel belang en gebruiken gegevens van (minderjarige) leerlingen voor hun eigen commerciële doelen. Kinderen zijn extra kwetsbaar en daarom vraagt het gebruik van hun persoonsgegevens om een extra zorgvuldige afweging.
2. Wees terughoudend met het plaatsen van persoonsgegevens en beelden op sociale media
Het gebruik van informatie en beeldmateriaal van leerlingen en medewerkers op sociale media is niet noodzakelijk. Ook is het vragen van de vereiste toestemming ingewikkeld. Wees daarom terughoudend met het plaatsen van persoonsgegevens en beelden op sociale media. Als alternatief voor het gebruik van persoonsgegevens op socialemediaplatforms kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van:
- Niet of minimaal herleidbare gegevens. Noem bijvoorbeeld alleen de voornamen van geslaagde leerlingen in een felicitatie via sociale media.
- Persona’s. Dit een fictieve beschrijving van een leerling of medewerker.
- Stockfoto’s of beeldmateriaal waarop personen niet te identificeren zijn. Denk aan geblurde foto’s of overzichtsfoto’s op grotere afstand.
Ook als je sociale media gebruikt zonder persoonsgegevens te plaatsen, verzamelt het platform persoonlijke data van de gebruiker. Om dit te voorkomen, kun je een speciaal account gebruiken om in te loggen, werken met een specifiek device of de privacy-modus in de browser inschakelen.
Toch persoonsgegevens delen sociale media? Houd hier dan rekening mee
Als jouw school gebruik blijft maken van sociale media dan moet dat ook voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat betekent:
- Voor het delen van informatie en beeldmateriaal van leerlingen en medewerkers via sociale media is toestemming nodig. Hiervoor gelden strenge eisen. De persoon van wie gegevens wordt geplaatst, moet niet alleen de school hiervoor toestemming geven, maar moet hier ook vooraf over geïnformeerd worden en instemmen met het gebruik van zijn gegevens door het socialemediaplatform. In het advies van de AP is beschreven waar het vragen van deze toestemming precies aan moet voldoen.
- Zorg dat duidelijk is wat de AVG-rollen zijn van de school en het socialemediaplatform: is het platform alleen een leverancier (verwerker), heeft het platform ook eigen doelen, of is er sprake van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid? Uit Europese rechtspraak blijkt dat het socialemediaplatform en de school samen verantwoordelijk zijn voor de gepubliceerde persoonsgegevens. Daardoor houdt de school hier geen controle over.
- Zorg voor goede contractafspraken met het socialemediaplatform. Bijvoorbeeld over de doelen waarvoor het platform de persoonsgegevens mag gebruiken en de bewaar- en vernietigingstermijn van die informatie. Het advies van de AP beschrijft wat je moet regelen.
- In het geval dat de verwerking van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvindt, moet er voldaan zijn aan de eisen voor doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen. De persoonsgegevens in dit derde land moeten een beschermingsniveau krijgen dat in grote lijnen overeenkomt met het beschermingsniveau van de AVG. Dit moet de school vooraf toetsen en zo nodig een Data Transfer Impact Assessment (DTIA) uitvoeren.
- Bepaal of een (pre-)DPIA moet worden uitgevoerd en voer deze zo nodig uit. Er zijn op dit moment geen landelijke DPIA’s (gepland) voor socialemediaplatforms.
In de praktijk zal het lastig zijn om aan alle eisen voor het gebruik van sociale media te voldoen.
Meer informatie
Heb je vragen over de inzet van sociale media naar aanleiding van het advies van Kennisnet en SIVON? Neem contact op via ibp@kennisnet.nl