- Tips
- |
- Informatiebeveiliging en privacy
- |
- po
- vo
- mbo
Bewust omgaan met persoonsgegevens in de schoolgids en nieuwsbrieven
Scholen publiceren jaarlijks een schoolgids en versturen veelal periodiek nieuwsbrieven of andere e-mailings aan ouders, verzorgers en leerlingen. Het is als school belangrijk hierbij voorzichtig te zijn met het gebruik van persoonsgegevens en met de plaats waar je de schoolgidsen en nieuwsbrieven publiceert. Met web scraping kan content namelijk van je website worden gehaald en op plekken terechtkomen waar je er geen controle meer over hebt.
Door de redactie
Scraping van data
Regelmatig duiken er berichten op over (vaak buitenlandse) organisaties die met ‘scrapingsoftware’ het internet afstruinen en zo veel mogelijk data verzamelen. Deze scrapers halen automatisch data uit openbaar gepubliceerde documenten. Scholen publiceren schoolgidsen en nieuwsbrieven regelmatig op het openbaar toegankelijke deel van hun website, waardoor deze informatie toegankelijk is voor alles en iedereen. Ook voor scrapers. Een grote hoeveelheid documenten is op deze manier gepubliceerd op buitenlandse websites, inclusief eventuele persoonsgegevens. Eenmaal gepubliceerd is die informatie daar bijna niet meer vanaf te krijgen.
Voorbeelden
Een paar voorbeelden van hoe het mis kan gaan:
- Je bent als school AVG-bewust te werk gegaan en hebt alle overbodige persoonsgegevens uit de schoolgids geweerd. Maar in oudere schoolgidsen stonden wél persoonsgegevens en die zwerven – door scraping – nog rond op het internet.
- Je stuurt de ouders een nieuwsbrief: ‘Leraar [naam] van groep 5 is ook de komende tijd nog afwezig omdat hij moet aansterken na [x].’ Je verspreidt de nieuwsbrief via e-mail en plaatst een archief op de schoolwebsite. Als dit soort informatie voor iedereen vindbaar is op het internet (en eenmaal gescrapet nauwelijks van internet afgehaald kan worden), is dat schadelijk voor die persoon.
Wettelijke verplichtingen schoolgids
Het publiceren van informatie in een schoolgids is verplicht. In artikel 13 van de Wet op het primair onderwijs en in artikel 2.92 van de Wet op het voortgezet onderwijs staat welke informatie in de schoolgids moet staan. Dit is vooral algemene informatie over het beleid en de organisatie van de school, denk aan de gegevens van Scholen op de kaart. Oudere schoolgidsen hoeven niet online beschikbaar te blijven.
Persoonsgegevens
Daarnaast geeft AVG geeft aan hoe je moet omgaan met persoonsgegevens. Je mag persoonsgegevens alleen verwerken (publiceren) als dat nodig is voor een bepaald doel. Bijvoorbeeld: leerlingen en hun ouders of verzorgers moeten kunnen opzoeken wie de leraar Nederlands is of aan wie je vragen kunt stellen over de school. Ook mogen niet meer gegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is voor het doel. Je mag dus in de nieuwsbrief wel vermelden dat de juf van groep 5 afwezig is, maar niet vermelden dat dit komt door ziekte.
Tips
Hoe zorg je ervoor je ervoor dat je voldoet aan de wettelijke verplichting om bepaalde informatie in de schoolgids en bescherm je tegelijkertijd de persoonsgegevens van je leerlingen en medewerkers?
- Verwijder oude gidsen en nieuwsbrieven van de openbare onderdelen van de schoolwebsite.
- Vraag zoekmachinebedrijven (zoals Google) om oude links naar gevoelige informatie te verwijderen. Soms kan de hostingpartij van je schoolwebsite hiermee helpen.
- Dien bij de website waarop de informatie is gepubliceerd een verzoek in om de gegevens te verwijderen. Grote kans dat een reactie uitblijft, maar met dit verzoek kun je de Autoriteit Persoonsgegevens wel laten zien dat je geprobeerd hebt verspreiding van de gegevens te stoppen.
- Bepaal of het nodig is om persoonsgegevens te vermelden in een schoolgids of nieuwsbrief. Als dit het geval is, stel jezelf dan de vraag of het nodig is om deze gegevens op een openbare plaats of in voor iedereen toegankelijke documenten te zetten. Of dat het mogelijk is deze persoonsgegevens slechts in beperkte kring te delen. Bijvoorbeeld via een afgeschermd gedeelte van de website.
- Schoon oude documenten aan het einde van het schooljaar op en voorkom een online verzameling van oude schoolgidsen, nieuwsbrieven of andere bestanden.
- Communiceer met ouders en verzorgers via een veilige oudercommunicatie-app of ander geschikt platform.
- Stel bepaalde webpagina’s zo in dat ze niet gecrawld kunnen worden door een zoekmachine. Je websitebeheerder kan daarbij helpen.