• Uitleg
• |
• Informatiebeveiliging en privacy
• |
• po
• vo
• mbo

Een crisismanagementteam, hoe richt je dat in?

Tijdens een crisis op school komt er veel op je af. Er is iets ernstigs aan de hand, er moeten dingen geregeld worden, mensen willen weten waar ze aan toe zijn, er kunnen emoties spelen. Kortom: chaos die bedwongen moet worden. Maar voordat je aan de slag kunt met het beheersen van de crisis, moet je daarvoor de juiste mensen bij elkaar krijgen. Denk daarom vooraf na over hoe je een crisismanagementteam inricht. Dan ben je voorbereid als er een keer iets misgaat.

Door Marit van Piggelen

14 mei 2024

5 minuten lezen

Wie moet er in het crisismanagementteam zitten? Dat hangt af van het soort crisis.

Wat maakt een cybersecuritycrisis uniek?

Misschien heb je al een proces uitgewerkt voor andere soorten crises. Maar een cybersecuritycrisis verschilt van andere (meer fysieke) crises, zoals een brand of een bedreiging in de school. Vooral het grotere gebrek aan informatie valt op. Het duurt bij een cybersecuritycrisis vaak lang voordat helder is wat er aan de hand is. De oorzaak of dader wordt zelfs vaak achteraf pas gevonden.

Verschillende soorten cybersecuritycrises

De exacte samenstelling van het team is afhankelijk van het soort crisis en de situatie. Bij een hack of phishingincident is de inhoudelijk expert waarschijnlijk een ict-coördinator of beheerder. Bij een datalek is het logischer om de privacy officer als inhoudelijk adviseur in je team te hebben. Daarom werken we bij de inrichting van het crisismanagementteam (CMT) liever met rollen dan met functies.

Bepaal eerst de rollen, pas dan de functies

De benodigde functies kunnen per crisis en per school verschillen – iedere school is anders en heeft een eigen manier van werken. Maar bepaalde rollen wil je altijd in je CMT hebben.

Welke rollen vul je in?

(Technisch) voorzitter

• leidt de vergadering,
• stelt met de secretaris de agenda op,
• neemt de besluiten (formeel),
• bewaakt de vergadertijd om te voorkomen dat er geen tijd meer is voor acties.

Secretaris

• houdt het logboek van besluiten, verantwoordelijkheden en acties bij,
• notuleert tijdens vergadering,
• ondersteunt de voorzitter.

Informatiecoördinator

• is verantwoordelijk voor het beeld met alle beschikbare feitelijke informatie,
• schetst aan start van iedere vergadering het dan bestaande beeld van de situatie,
• verwerkt veranderingen aan het beeld zodat er op ieder moment overzicht is,
• haalt buiten vergaderingen relevante informatie op,
• controleert of juiste informatie beschikbaar is.

Adviseur (crisis)communicatie

• adviseert over inzet en impact van verschillende communicatievormen,
• stelt communicatie-uitingen op (samen met inhoudelijk adviseurs),
• schetst wat er speelt in de (sociale) media.

Inhoudelijk adviseur/expert

• adviseert vanuit eigen expertise over besluiten voor specifieke crisis,
• die expertise kan technisch, juridisch of van andere aard zijn, afhankelijk van behoefte en soort crisis,
• geeft inschatting van realistische en mogelijke scenario’s.

Observator/evaluator

• observeert het crisismanagementteam,
• reflecteert op zaken die anders moeten of zaken die missen in processen,
• bereidt de evaluatie na de ‘warme fase’ voor.

Overige verantwoordelijkheden

Naast deze rollen moeten er nog een aantal verantwoordelijkheden belegd worden.

Contact met externen

Het kan handig zijn om iemand aan te wijzen die contact onderhoudt met externe organisaties, zoals andere besturen, samenwerkingsverbanden of de politie. Hiervoor kun je iemand aanwijzen als liaison, of je kunt deze verantwoordelijkheid neerleggen bij een of meerdere deelnemers van het crisismanagementteam.

Praktische ondersteuning

Het CMT moet zich kunnen focussen op het beheersen van de crisis. Daarom is het belangrijk dat er een vergaderzaal beschikbaar is, dat er eten en koffie wordt geregeld voor de teamleden, en dat bijvoorbeeld het alarm niet afgaat als mensen ’s avonds moeten doorwerken. Het goed om de verantwoordelijkheid hiervoor bij iemand neer te leggen. Denk aan een conciërge, facilitymanager of vergelijkbare functie. Deze persoon hoeft niet in het CMT te zitten.

Oefenen met rollen in je organisatie

Om voorbereid te zijn op een crisis, is het belangrijk dat CMT-leden weten welke rol ze hebben en wat ze moeten doen als een crisissituatie ontstaat. Tegelijkertijd zakt kennis snel weg als er niets gebeurt – gelukkig komen crises weinig voor. Om toch voorbereid te zijn op die keer dat het wel misgaat, kun je op verschillende manieren oefenen. Je kunt een cybercrisisoefening doen, maar (een deel van) een crisissituatie doorspreken helpt ook al. Je kunt je daarbij meer focussen op:

• een operationeel proces
  bijvoorbeeld: wie doet wat als er een back-up moet worden teruggezet
• de afspraken tussen de school, het schoolbestuur en leveranciers
  bijvoorbeeld: wat is het mandaat van een schoolleider als er sprake is van een hack?

De Bedrijfscontinuïteitsmanagement (BCM)-coördinator neemt het initiatief voor deze oefening. Het is niet noodzakelijk om alles vooraf volledig uit te werken en uit te denken. Door een crisisoefening te doen, kom je er juist ook achter wat voor jouw situatie een fijne manier van werken is. Op die manier kan een oefening de basis vormen voor een proces, in plaats van dat een oefening enkel het vastgelegde proces test.

Oefen met de BOB-methode

Crisismanagement is crisisbeheersing. Er is overzicht nodig: wat er aan de hand? Pas als je dat weet, kun je als school besluiten wat er moet gebeuren. Het BOB-model helpt om dat inzichtelijk te krijgen. De drie fases – beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming – bieden een goede structuur voor de vergadering van het crisismanagementteam (CMT).

Lees verder

• Bedrijfscontinuïteits­­­­­­­­­management (Aanpak IBP)
• Cybersecuritycrisis: hoe bereid je je voor? Oefen met de BOB-methode 
• Alle systemen plat! Het SPON-bestuur oefende een cybercrisis 
• Rollenhuis Crisisbeheersing Rijksoverheid