- Praktijkvoorbeeld
- |
- Informatiebeveiliging en privacy
- |
- vo
'Raadpleeg het Bewaartermijnenoverzicht als je twijfelt over een bewaartermijn’
Voor het bewaren van gegevens gelden bewaartermijnen. Die termijnen variëren per type informatie en zijn vaak vastgelegd in verschillende wetten. Met het nieuwe Bewaartermijnenoverzicht op de Aanpak IBP vind je alle relevante bewaartermijnen voor jouw school snel terug. Een uitkomst voor scholen, vindt Homme Zwiep van het Dollard College: “Je hoeft niet meer zelf de wetboeken in te duiken.”
Door de redactie
Op grond van de Archiefwet en onderwijswetgeving moét je als school belangrijke informatie een bepaalde tijd bewaren. Denk aan diploma’s, cijferlijsten en verzuimlijsten, maar ook aan financiële, fiscale en huisvestingsdocumenten. Voor gegevens waar geen wettelijke bewaartermijn is, geldt de hoofdregel van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
Het bewaren van gegevens vereist aandacht van scholen, in het bijzonder van het schoolbestuur. Niet alleen vanuit een wettelijke verplichting, maar ook omdat je als school veilig en verantwoord wil omgaan met gegevens van leerlingen, ouders én medewerkers.
Verschillende bewaartermijnen
Volgens Homme Zwiep, directeur Bedrijfsvoering van het Dollard College, is het een flinke klus om zicht te houden op al die verschillende bewaartermijnen. “Ik heb ze niet allemaal in mijn hoofd zitten”, erkent hij. “Maar om twee voorbeelden te noemen: voor examens geldt volgens het Uitvoeringsbesluit WVO een bewaartermijn van minimaal zes maanden. Is er ooit een inventarisatie gemaakt van asbest in het schoolgebouw? Dan moet je die bewaren zolang je in dat gebouw zit. Het is een uitdaging om al die kennis op een rij te hebben; je ziet al snel door de bomen het bos niet meer.”
Werkbaar overzicht
Een werkgroep van het Netwerk IBP heeft geïnventariseerd welke documenten er door de school worden bewaard. Zwiep vindt al jaren dat scholen meer houvast nodig hebben bij het bewaken van bewaartermijnen en was lid van deze werkgroep. Volgens hem leverde de inventarisatie een lijst met honderden verschillende documenten op. Vervolgens is aan elke documentsoort de bewaartermijn toegevoegd. Waar dat van toepassing was, werd ook aangegeven wanneer bepaalde informatie verwijderd móet worden. “Zo’n lijst is natuurlijk heel interessant, maar niet werkbaar. De volgende stap was om een werkbaar overzicht te krijgen.”
Je hoeft niet meer zelf de wetboeken in te duiken
Met het Bewaartermijnenoverzicht is dat er nu. Voor Zwiep is het een uitkomst en hij verwacht dat dit ook zo is voor collega’s op andere scholen: “Je hoeft niet meer zelf de wetboeken in te duiken. Het grote voordeel ervan is de eenvoud; het overzicht is gemaakt in Excel, dus iedere school kan het gebruiken. Het biedt mogelijkheden op categorieën en subcategorieën te zoeken. Zo vind je in een paar klikken de bewaartermijn waarnaar je op zoek bent, plus eventuele extra informatie. Bijvoorbeeld over wanneer je documenten moet vernietigen.”
Datalek
Hij benadrukt hoe belangrijk het is om als school grip te houden op archiveren en correct hanteren van bewaartermijnen: “Het is sowieso al vervelend wanneer je een document niet snel kunt vinden in je eigen archief. Het wordt vervelender als er van buitenaf vragen op je afkomen. Instanties als de Belastingdienst, het UWV, de Autoriteit Persoonsgegevens en de Onderwijsinspectie voeren regelmatig controles uit. Ouders hebben ook het recht om te weten welke informatie over hun kind wordt bewaard. Als je dan iets toont wat je eigenlijk had moeten vernietigen, dan is er sprake van inbreuk op de privacy. Het onderstreept hoe belangrijk het is om zorgvuldig met gegevens om te gaan; en daar hoort tijdig vernietigen bij.”
En dan heeft Zwiep het nog niet eens gehad over het risico dat privacygevoelige informatie via een datalek op straat komt te liggen. “Om te beginnen moet je als school de systemen en processen zo inrichten om het risico op een hack zoveel mogelijk te beperken. Naarmate je meer informatie bewaart die je allang had moeten vernietigen, nemen de risico’s alleen maar toe.”
Taak van schoolbestuur
Zwiep kan niet genoeg onderstrepen dat aandacht voor bewaartermijnen primair een taak is van het schoolbestuur: “Die moet om te beginnen het belang hiervan inzien. Realiseer je dat er zware sancties kunnen staan op het niet-naleven van bewaartermijnen; van boetes tot zelfs gevangenisstraf. In mijn organisatie zorg ik ervoor dat dit onderwerp ook op het netvlies van locatiedirecteuren staat. Administratief medewerkers houden vaak al goed rekening met bewaartermijnen en het archief is daar ook op ingericht. Maar ook zij vragen mij regelmatig of ik even wil meekijken.”
En dan zijn er nog de docenten, teamleiders en conrectoren die elke dag leerlinggegevens verwerken. En de conciërges die weten dat ze pakbonnen van leveranciers en werkbonnen van onderhoudsbedrijven niet meteen bij het oud papier kunnen gooien. Zwiep: “Het is gevaarlijk als kennis alleen maar in de hoofden van mensen zit. Want mensen krijgen een andere baan of gaan met pensioen. In het Bewaartermijnenoverzicht is die informatie op één plek gebundeld. Bedenk ook dat wetten veranderen en dat er nieuwe documentsoorten bij komen. Met dit hulpmiddel weet je zeker dat je altijd de meest actuele informatie aantreft.”
Archiveren is voor scholen misschien niet het meest inspirerende onderwerp om je druk over te maken. “Maar”, besluit Zwiep: “Heb je het niet op orde, dan kom je in de problemen. Dus zorg dat je beleid, systemen en processen op orde hebt. En raadpleeg het overzicht als je twijfelt over een bewaartermijn.”