- Uitleg
- |
- Informatiemanagement
- |
- po
- vo
De toegevoegde waarde van architectuur voor informatiemanagement
Architectuur is de gereedschapskist voor informatiemanagement in de school. De FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) is de referentiearchitectuur voor het po, vo en so en helpt bij het organiseren van informatie in de school. De FORA biedt een gemeenschappelijke taal om de informatiebehoefte te analyseren bij de activiteiten die in de school plaatsvinden.
Door Okko Huising
Architectuur in een organisatie gaat over het vertalen van doelstellingen naar de inrichting van de organisatie, processen en informatievoorziening. Het beschrijft de belangrijkste keuzes die moeten worden gemaakt en beschrijft deze in de vorm van (architectuur)principes, richtlijnen en modellen. Kortom, het beschrijft vooral het ‘wat’ in de school. De FORA is een referentiearchitectuur die scholen inzicht geeft in processen en activiteiten en aan welke spelregels deze moeten voldoen. De FORA bevat voornamelijk verplichte processen en activiteiten.
Delen van dezelfde werkelijkheid
Wil je met het organiseren van informatie in je school aan de slag, dan is een gemeenschappelijke taal een groot voordeel. Een gemeenschappelijke taal helpt om binnen instellingen processen en systemen beter op elkaar af te stemmen en bevordert de afstemming tussen de verantwoordelijken voor het onderwijs, de bedrijfsvoering en ict. In artikelen over informatiemanagement verwijzen we vaak naar de FORA. Dat is namelijk een taal die uitwisselbaar is. Een belangrijk element daarbij is dat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Daarnaast gaat het om het kunnen delen van eenzelfde “werkelijkheid”.
Wet- en regelgeving en kwaliteitseisen
Naast die gemeenschappelijke taal heeft het onderwijs te maken met wet- en regelgeving en kwaliteitseisen, zoals die van de Onderwijsinspectie. Deze schrijven scholen voor welke processen in ieder geval moeten worden ingericht en vaak ook hoe. Denk aan het toelatingsbesluit dat formeel nodig is na aanmelding van een leerling. In veel processen hebben scholen dus te maken met het wettelijk kader. De activiteiten die daaruit voortvloeien, zijn in alle scholen hetzelfde. Er kan wel een verschil zitten in de uitvoering, bijvoorbeeld in de verdeling van de verantwoordelijkheid bij het uitvoeren van die activiteit.
Regie op ict
Een gemeenschappelijke taal maakt het mogelijk om te analyseren welke informatie er nodig is (informatiebehoefte) om bepaalde activiteiten te kunnen uitvoeren. En daarmee biedt het de mogelijkheid om passende informatievoorziening te realiseren, wat praktisch gesproken de mogelijkheid biedt om regie op ict in te vullen. Denk aan het inzetten van de juiste middelen: van netwerk en devices tot aan applicaties. Hiervoor is in gezamenlijkheid (van, voor en door de scholen) de FORA ontwikkeld.
De FORA is een referentiearchitectuur voor het po, vo en so, met daarin:
- sturende functies
- uitvoerende functies
- ondersteunende functies
FORA hoofdprocesmodel met functies.
Aan de slag met FORA
Dit betekent zeker niet dat iedereen in de school met de FORA aan de slag moet! De FORA is vooral bedoeld voor jou als informatiemanager. Met alles wat je in de FORA krijgt aangereikt, kun je je collega’s helpen:
- informatie georganiseerd te krijgen
- het belang daarvan te duiden
- er in goede samenwerking uitvoering aan geven
De bedrijfsdomeinen zijn verder uitgewerkt in hoofdfuncties, en om het concreter te maken in de volgende modellen:
- bedrijfsfuncties
- referentiecomponenten en applicatiefuncties
- informatieobjecten
Hier staan van boven naar beneden alle zogenaamde referentiemodellen die voor alle scholen in het po en vo relevant zijn.
Bedrijfsfunctiemodel
In het Bedrijfsfunctiemodel met Referentiecomponenten zijn verwijzingen naar systemen toegevoegd. Zo is inzichtelijk gemaakt welke activiteiten met welke systeem kunnen worden ondersteund. Het gaat hierbij overigens niet om systemen als Google, Microsoft, ParnasSys of It’s Learning, want hierover wordt per bestuur/school een keuze gemaakt. Dat wat die systemen behoren te doen en welke bedrijfsfuncties ze ondersteunen is generiek.
Informatiemodel
Het onderste referentiemodel is het informatiemodel. De bedrijfsfuncties in dit model kennen informatieobjecten die de bedrijfsfuncties ondersteunen of die een informatieobject als resultaat hebben. Dit is nodig om te weten welke informatie nodig is (informatiebehoefte) om de functies van de school uit te kunnen oefenen. De volgende stap is dan om de informatiebehoefte (zie referentiecomponenten) in te vullen en daarop te laten aansluiten (informatievoorziening). Zo kan uiteindelijke de juiste software (inclusief leermiddelen), hardware en netwerk worden aangeschaft en gebruikt, die ook daadwerkelijk bijdragen aan wat er moet worden gedaan en met welk doel.
Voorbeeld gebruik Informatiemodel
In het informatiemodel vind je het informatieobject ‘Aanmeldgegevens‘ en het informatieobject ‘Inschrijfgegevens‘. Onderaan deze pagina’s, in het zogeheten contextdiagram, zie je uit welke gegevens het informatieobject bestaat, en dat ze dus verschillend zijn. De link naar informatiemanagement is dan ook dat in beide gevallen de informatie beschikbaar moet kunnen zijn en vastgelegd en verwerkt moet kunnen worden, om vervolgens daadwerkelijk onderwijs te kunnen geven. Met andere woorden, het organiseren van informatie ten dienste van de doelen en activiteiten in de school.
FORA: inzicht in processen, activiteiten en de inzet van ict-middelen
FORA is een gestandaardiseerde methodiek die inzicht geeft in verplichte processen en onderwijsactiviteiten in het primair en voortgezet onderwijs. FORA laat je ook zien aan welke wet- en regelgeving deze processen en onderwijsactiviteiten moeten voldoen.
Naar de FORANetwerk Informatiemanagement po/vo
Het Netwerk Informatiemanagement po/vo is een netwerk voor ict-verantwoordelijken in het primair en voortgezet onderwijs. In het netwerk deel je kennis en ervaring met collega’s van andere scholen en werk je aan je eigen professionalisering.
Meer informatie en aanmelden