• Praktijkvoorbeeld
• |
• Informatiemanagement
• |
• po
• vo

Klein vinkje in het leerlingadministratiesysteem gemist? Dat kan grote gevolgen hebben

Een vergissing is zo gemaakt, ook bij het registreren van leerlinggegevens. Maar een klein foutje in het leerlingadministratiesysteem (LAS) heeft soms grote consequenties. Wordt een veld niet of verkeerd gevuld, dan kan dat er bijvoorbeeld toe leiden dat een school minder bekostiging krijgt. LAS-expert Scherry Snel deed meerdere alarmerende ontdekkingen.

Door de redactie

27 november 2023

6 minuten lezen

Scherry Snel zag de afgelopen jaren al heel wat leerlingenadministraties van binnen en buiten. Als functioneel beheerder leerlingenadministratie bij de Stichting voor Islamitisch onderwijs in Midden- en Oost-Nederland (SIMON) en als zelfstandige kijkt ze op scholen mee hoe het invullen van het leerlingenadministratiesysteem verbeterd kan worden. “Ik log in, doorloop het systeem, maak een quickscan om te kijken waar er op stichtingsniveau nog winst valt te behalen en koppel bijzonderheden die ik aantref terug.” Dat het niet eenvoudig is om leerlinggegevens correct en compleet te administreren, blijkt wel uit de onregelmatigheden die Snel steevast aantreft. Vaak schuilt de oorzaak in het aanmeldformulier en in de interpretatie van de vragen door de ouders.

Het invullen van het systeem: twee invoervelden voor NOAT

De gevolgen van die onregelmatigheden kunnen groot zijn. Een voorbeeld. Scherry Snel: “Eén van de vijf indicatoren voor de onderwijsachterstandscores is het land van herkomst van ouders. Ik ontdekte dat een islamitische basisschool geen enkele ‘NOAT’-leerling in haar leerlingenadministratiesysteem had staan. Dat leek me onwaarschijnlijk.” NOAT staat voor Nederlands onderwijs aan anderstaligen. “Toen ik in het systeem zocht waar het fout ging, ontdekte ik dat je het land van herkomst twee keer kon invoeren. De medewerker van deze school had alles netjes ingevuld in één van de velden, maar voor de koppeling met het Register Onderwijsdeelnemers (ROD) bij DUO was dit dus niet het juiste veld. En dat is juist de basis waarop de bekostiging van de school wordt bepaald!”

Broertje of zusje op school? Nog een keer invoeren

Vult een school wel beide velden in, dan is daarmee nog niet geregeld dat het bij jongere leerlingen uit hetzelfde gezin vanzelf goed gaat, zag Snel. “Als een broertje of zusje naar dezelfde school gaat, dan kun je de gegevens van de ouders/verzorgers van de oudere leerling in dat gezin in één keer overnemen in het LAS. Dat is makkelijk. Maar… je neemt daarmee niét automatisch alle belangrijke velden over!”

Landenlijsten

Het invoeren van de juiste gegevens is vaak best gecompliceerd, vindt Snel. “Welk land valt waaronder? Oekraïne en Polen vallen onder Europa, al zijn er nu voor leerlingen uit Oekraïne weer andere afspraken. Rusland valt deels onder Europa. Griekenland, Italië, Spanje vallen onder NOAT. Het is lastig, ik moet het zelf ook nog vaak opzoeken. DUO heeft wel allerlei lijstjes, maar het blijft ingewikkeld als er verwezen wordt naar ‘als bedoeld in artikel 8, onderdeel c of d, van de Vreemdelingenwet 2000’.”

Incompleet aanmeldformulier

En zo kan Snel meer voorbeelden noemen van veelgemaakte fouten bij het invoeren van de leerlinggegevens. Regelmatig schuilt de oorzaak daarvan al in het aanmeldformulier. “Ik zag eens een inschrijfformulier waarin niet eens gevraagd werd naar het land van herkomst van de ouders/verzorgers. Dan kun je dit dus ook niet administreren.” Bij SIMON werkt Snel inmiddels aan een sjabloon voor een formulier waarmee scholen in ieder geval de noodzakelijke gegevens verzamelen.

Het invullen van het aanmeldingsformulier: afhankelijk van ouders of verzorgers

Nog een bron van fouten: veel medewerkers nemen de door de ouders ingevulde informatie een-op-een over in het LAS. Scherry Snel: “Maar soms komt een leerling uit een Taalklas, en dan vult de ouder de ‘Datum in Nederland’ niet meer in. Want die denkt: we zijn hier al een tijdje.” Ook andere ouders of verzorgers kunnen vragen anders interpreteren, constateerde Snel. “Marokkaans-Nederlandse ouders vullen soms de ene keer Marokko in, en de andere keer Nederland.” Een beter registratieformulier (met een toelichting waarom het land van herkomst van belang is van de school) kan voorkomen dat ouders of verzorgers het formulier op dit punt niet goed invullen.

VVE-indicatie?

Het vroege moment van aanmelden is een andere oorzaak van foutief geadministreerde leerlinggegevens. Ouders of verzorgers melden hun kind soms al jaren voordat hun kind vier wordt aan, en scholen houden die aanmeldingen bij op een schaduwlijst. Scherry Snel: “Als je uitvraagt of een kind een indicatie voor Voor- en Vroegschoolse Educatie (VVE) heeft als het anderhalf is, dan weten ouders of verzorgers dat vaak helemaal nog niet.” Klakkeloos de gegevens van de schaduwlijst in het LAS invoeren, is dus riskant. “Als het kind daadwerkelijk naar school gaat, moet je dat nog een keer uitvragen.” En dat is niet alleen relevant voor de bekostiging, legt Snel uit. “Als school ben je verplicht om een VVE-kind wat extra’s te bieden. Als blijkt dat een leerling in groep drie toch niet mee kan komen, dan kan het Samenwerkingsverband passend onderwijs of een remedial teacher naar die eerdere VVE-indicatie verwijzen. Het Samenwerkingsverband verwacht van de school een dossier waaruit blijkt wat er voor die leerling is gedaan.”