• Uitleg
• |
• Informatiemanagement
• |
• po
• vo

Meer grip op leerlinggegevens door inzicht in het registratieproces

Voor veel scholen is het registreren van leerlingen zo’n vanzelfsprekend proces dat er nooit bewust bij wordt stilgestaan. Toch is er voldoende reden om dat wel te doen. Want een gebrekkig registratieproces maakt scholen aan de ene kant kwetsbaar voor het verlies van gegevens door bijvoorbeeld datalekken en ransomware. Aan de andere kant maakt het administratieve processen soms onnodig inefficiënt. Zorg daarom dat je inzicht krijgt in het registratieproces op jouw school.

Door Welmoed Lockefeer, Okko Huising

18 januari 2023

4 minuten lezen

Leerlinggegevens bestaan uit administratieve gegevens en gegevens die nodig zijn om leerlingen onderwijs en begeleiding te geven. Het gaat om persoonsgegevens die in sommige gevallen worden aangevuld met bijzondere persoonsgegevens. Zoals informatie over de gezondheid van leerlingen. Gedurende de schoolcarrière van een leerling worden deze gegevens opgevraagd, aangevuld en overgedragen.

Randvoorwaarden voor een efficiënte registratie

Scholen moeten ervoor zorgen dat ict-systemen en aanmeldprocessen zo zijn ingericht dat ze hun gegevensverwerking veilig en volgens geldende wet- en regelgeving kunnen doen. Daarnaast moeten medewerkers zelf zich ervan bewust zijn dat het verwerken van leerlinggegevens om zorgvuldigheid vraagt. Dit kan alleen als je als school een goed overzicht hebt van de verantwoordelijkheden en voorwaarden die nodig zijn om dit goed te organiseren en als je inzicht hebt in het verloop van het registratieproces op jouw school. Maar hoe verkrijg je dat inzicht? 

Inzicht in het eigen proces

Of alles nog via papier verloopt of via een volledig gedigitaliseerde manier van aanmelden of inschrijven: elke school heeft een leerlingregistratieproces. Feitelijk doorloopt elke school binnen dat proces dezelfde soort stappen: aanmelden, inschrijven en beheren. De manier waarop het proces achter die stappen is georganiseerd, kan echter van school tot school verschillen. Net als de mate waarin scholen inzicht hebben in hun eigen proces. En dat laatste is eigenlijk voor elke school een vereiste. Want zonder inzicht wordt niet duidelijk waar de verbeterpunten zitten. En – misschien nog wel belangrijker – zonder inzicht wordt het onmogelijk om grip te krijgen op de gegevens die je als school registreert. 

Een uitgebreide procesplaat met toelichting op Registratie van leerlinggegevens, vind je in de handleiding van de Kennisnetwijzertool Inzicht in ict-voorwaarden onder het kopje Downloads.

Wat grip hebben op gegevens betekent

Grip hebben op gegevens betekent onder andere dat je als school weet waar gegevens zich bevinden. Bijvoorbeeld in één database of juist in drie verschillende ict-systemen, een Excelsheet en deels op papier. Grip betekent daarnaast dat je weet wat er met die gegevens gebeurt. Met wie worden ze gedeeld? Worden ze tijdig met de juiste instanties gedeeld? En heb je inzichtelijk wie er toegang tot de gegevens heeft en wie gegevens kan wijzigen en verwijderen. 

Meer aandacht voor het onderwijs zelf

Met andere woorden: grip op leerlinggegevens zorgt ervoor dat een school zijn belangrijkste taak – het geven van onderwijs en begeleiden van leerlingen – beter kan uitvoeren. Is bij de inschrijving van een leerling direct bekend dat die leerling dyslexie heeft? Dan wordt de benodigde begeleiding ook tijdig geregeld. Als je als school precies weet welke leerling al bekend is bij DUO en welke nog niet, komt bekostiging niet in gevaar. Is duidelijk waar en hoe gegevens worden opgeslagen en bewaard en wie daar allemaal toegang toe heeft? Dan neemt de kans op een datalek af. Daarnaast is het gebruiken van digitale leermiddelen ook alleen mogelijk als een nieuwe leerling tijdig en juist is ingevoerd.

Aan de slag

De voordelen van een strak ingericht registratieproces en grip op de eigen gegevens zijn duidelijk. Maar hoe krijgt een school inzicht in het eigen proces? En waar begin je met verbeteren? De tool Inzicht in ict-voorwaarden is hiervoor een handig hulpmiddel. De tool leidt je door een aantal vragen rondom het registratieproces. Denk aan vragen over de kwaliteit van het aanmeldformulier, de wijze waarop gegevens worden bewaard en verwerkt en hoe er over de registratie van gegevens wordt gecommuniceerd. Aan de hand van de antwoorden op die gegevens wordt een volwassenheidsniveau bepaald. Zo weet je waar je als school staat en waar je naartoe zou kunnen groeien. Vervolgens kun je kiezen met welke uitkomst je als eerste aan de slag wilt.