• Praktijkvoorbeeld
• |
• Informatiemanagement
• |
• vo
• mbo

‘Procesmodellen besparen scholen ontzettend veel tijd’

Procesgericht werken helpt bij het voeren van de juiste gesprekken, het verkrijgen van inzicht en het zorgvuldig doorvoeren van veranderingen. Procesmodellen kunnen daarbij dienen als een spiegel. Volgens Adviseur Informatiemanagement Ruben Haverkate betekent dit vooral niet dat alle processen moeten worden gestandaardiseerd of geautomatiseerd.

Door de redactie

06 november 2024

5 minuten lezen

Na voor de klas te hebben gestaan als docent Engels, is Ruben Haverkate sinds vijf jaar Adviseur Informatiemanagement bij Vonk, een fusie tussen Haverkates werkgever Clusius College en ROC Kop van Noord-Holland. De school biedt vmbo, mbo, vavo en cursussen. “Als Adviseur Informatiemanagement richt ik me op de transformatie van de organisatie en de totstandkoming van een gedegen informatievoorziening in het onderwijs. Het speelveld hiervoor bestaat eigenlijk altijd uit de mensen, de processen en de technologie, met als hoofdvraag: hoe komen we tot een situatie waarin die drie zo goed mogelijk op elkaar zijn afgestemd? Procesgericht werken is voor mij een middel om de juiste gesprekken met elkaar te hebben, inhoudelijk inzicht te krijgen en doordacht veranderingen door te voeren.”

Theorie versus praktijk

Dat Haverkate als voormalig docent weet wat er in een klas speelt, helpt hem in zijn huidige functie. “Ik ben bekend met het reilen en zeilen van een vo-school en kan me daarom goed inbeelden hoe een ogenschijnlijk klein probleem in de informatievoorziening grote gevolgen binnen de school kan hebben. Dat urgentiebesef zie je niet direct terug in een procesplaat, maar ontstaat zodra je er het gesprek over aangaat met verschillende betrokkenen. Tijdens zo’n gesprek kan duidelijk worden waar risico’s verscholen zitten of met welke afhankelijkheden we rekening moeten houden.”

Haverkate geeft een voorbeeld. “Na de overstap naar een nieuw leerlingadministratiesysteem, bleek de manier waarop wij met groepen werken, niet goed toepasbaar in het nieuwe systeem. Dit had verregaande gevolgen: leerlingen hadden dagenlang geen rooster, huiswerk opgeven was onmogelijk, docenten hadden geen toegang tot leerlingdossiers, enzovoort. Ik geloof dat als we een procesmodel ‘Onderwijslogistiek’ hadden gehad, we veel beter hadden kunnen anticiperen en deze problemen hadden kunnen voorkomen.” 

Ambities matchen met de mogelijkheden

Naast het feit dat procesgericht werken noodzakelijk is om de continuïteit en kwaliteit van werkzaamheden te waarborgen, geeft het de organisatie ook de gelegenheid om verbeteringen door te voeren en wendbaarder te worden. Ruben Haverkate: “De centrale vraag is: hoe maken we voor onszelf het vormgeven van zo goed mogelijk onderwijs mogelijk? Door het gesprek hierover met verschillende disciplines te voeren – met docenten en ondersteuners – leg je de verbinding tussen de wensen en de mogelijkheden.”

Hij geeft een voorbeeld uit het mbo van hoe procesgericht denken concrete verbetering oplevert. “Het leek ons goed als we de schoolresultaten zouden kunnen koppelen aan de onderbouwing van de docent. Wat bleek: de wenselijke situatie kon volledig worden uitgevoerd in het systeem. Deze mogelijkheid bleek al langer te bestaan, maar was onbelicht gebleven doordat we het proces niet eerder op deze manier hadden doorgenomen. Nu gaan we aan de slag met de implementatie van deze functie!”

De kracht van de procesmodellen is dat ze een visuele weergave van de activiteiten zijn. Het werkt als een spiegel

Onderwijs opgeknipt in procesketens

Deze manier van werken heeft Haverkate veel gebracht. “Een fusie brengt allerlei uitdagingen met zich mee, maar is tegelijkertijd een kans om een goed gesprek te voeren over hoe we het zouden willen. Om te komen tot één organisatie hebben we ons onderwijs opgeknipt in verschillende procesketens, zoals werving en administratie, ondersteuning van studenten en examineren. We voeren nu het gesprek over hoe we deze als nieuwe organisatie het best kunnen uitvoeren, wat dit betekent voor verantwoordelijkheden, voor het applicatielandschap, voor beleidstukken enzovoort. Vanuit het beginpunt – volgens de procesarchitectuur is dit wat we doen – denken we zo na over hoe we onze leerlingen in de toekomst zo goed mogelijk kunnen blijven ondersteunen. De gesprekken zijn nog niet afgerond, maar zijn nu al heel nuttig.”

Visuele weergave is een eyeopener

Bij het inzetten van procesmodellen hanteert Ruben Haverkate een eenvoudige aanpak. “Vaak is er al een werkgroep. Wij nemen dan het betreffende model, bijvoorbeeld over examineren, en gaan zitten met de betrokkenen. Aan de hand van dat model vragen we: klopt het dat dit is wat we onder examineren en diplomeren verstaan? En kunnen we uitdiepen hoe we dit als school in de toekomst gaan uitvoeren? Heel praktisch eigenlijk. Bij scholen die werken met beleidsstukken in Word of een pdf ontstaat door een verschil in interpretatie vaak ruis. De kracht van de procesmodellen en de modellen uit de referentiearchitectuur is dat ze een visuele weergave van de activiteiten zijn, en dat ervaren collega’s als erg prettig.” Het werkt als een spiegel, vertelt Haverkate. “De betrokkenen omschrijven hoe ze iets uitvoeren maar als ze dat dan in blokjes achter elkaar zetten, blijkt het toch anders te gaan dan die omschrijving. Dat is vaak echt een eyeopener.”

Ideale wereld: procesmodellen voor alle processen

Ruben Haverkate ziet de procesmodellen als handig hulpmiddel voor elke school. “Je kunt heel volledig met elkaar een proces verder uitdiepen voor jouw school. Of je nu zelf digitale procesmodellen gaat maken of met post-its en een stift te werk gaat, de waarde zit in het uitzoomen van de waan van de dag en samen nadenken over waar je naartoe wilt. Niet iedere school is natuurlijk op hetzelfde moment met dezelfde thema’s bezig. Idealiter komen we als sector daarom tot het punt dat we procesmodellen en -ketens hebben voor alle processen, van werving en instroom tot en met examineren en uitstroom. Hoe mooi zou het zijn als je in de toekomst voor elk vraagstuk een procesmodel kunt gebruiken ter ondersteuning van het gesprek?”