• Uitleg
• |
• Informatiemanagement
• |
• po
• vo

Wat is informatiemanagement en waarom is het belangrijk?

Scholen zijn grootverbruikers van informatie, vaak zonder dat ze zich hiervan bewust zijn. Als je informatie goed organiseert, wordt het leven op school een stuk eenvoudiger. Doe je dat niet, dan kan het zorgen voor frustratie en onnodige verspilling van tijd en geld. Maar wat is informatie en wat is informatiemanagement en waarom is het verstandig om hier tijd en aandacht aan te besteden?

Door Okko Huising

19 september 2023

7 minuten lezen

Een school kan niet draaien zonder informatie en iedereen binnen de school heeft met informatie te maken. Denk aan de leraar die elke dag een presentielijst moet bijwerken. Het bestuur dat te maken heeft met wet- en regelgeving. Ict, dat zich bezighoudt met het operationeel maken en houden van softwareoplossingen, apps, devices. De informatiemanager vertaalt de informatiebehoefte rond werk- en bedrijfsprocessen in concrete informatievoorzieningen en -oplossingen.

• Onder informatie verstaan we gegevens die een concrete bijdrage leveren aan processen die bepalend zijn voor het goed functioneren van een organisatie. 
• Informatiemanagement gaat over het achterhalen van de informatiebehoefte van de verschillende doelgroepen en nagaan hoe je deze informatie vervolgens zo eenvoudig mogelijk ter beschikking stelt. 

Informatie en informatiemanagement

Informatiemanagement binnen een organisatie beweegt zich binnen het vlak van strategische, tactische en operationele aspecten en sturende, uitvoerende en ondersteunende functies. Het onderstaande Negenvlaksmodel van Rick Maes, ook wel het Amsterdamse Informatiemanagement Model genoemd, maakt dit inzichtelijk. 

Samenwerking is noodzakelijk voor goed informatiemanagement

Goed informatiegebruik staat of valt met dus de mate waarin iedereen samenwerkt, overlegt en zich aan de afspraken houdt.

Informatiemanagement gaat over het organiseren van informatie, informatiegebruik gaat over wat die informatie daadwerkelijk is

Goed informatiemanagement levert veel op

Scholen halen informatie uit externe bronnen, ze bewerken informatie en ze produceren op hun beurt informatie voor anderen. Het gaat al snel om grote hoeveelheden aan gegevens. Als deze gegevens goed worden gebruikt en gemanaged levert dat voordelen op. Het grootste voordeel van goed informatiemanagement is dat onderwijs(processen) sneller, en met minder geld en middelen te organiseren zijn. Hierdoor blijft er meer tijd over voor de kerntaak van het onderwijs: lesgeven.  

Uiteindelijk levert goed informatiemanagement ook letterlijk geld op: als er geen juiste opgave wordt gedaan bij DUO voor bekostiging, heeft dat negatieve gevolgen voor het geld dat naar de school gaat, waar uiteindelijk ook salaris voor de leerkracht uit wordt betaald.

Hoe ga je om met informatiemanagement?

Er zijn verschillende manieren waarop een school om kan gaan met informatiemanagement en we zien alle varianten in de praktijk terugkomen:

• geen aandacht aan besteden  
• rol beleggen bij een willekeurige medewerker van de school  
• rol beleggen bij de ict-manager  
• rol beleggen bij speciaal aangestelde informatiemanager (eventueel gedeeld met andere scholen) 

Als het onderwerp nauwelijks aandacht krijgt, dan heb je weliswaar veel informatie te verwerken, maar dan gebeurt dat niet op structurele basis. Misschien (ja, waarschijnlijk) verwerk je dan zelfs te veel onnodige informatie en ben je bezig met gegevens die op een bepaald moment op een bepaalde plek géén concrete bijdrage leveren aan een proces.

Een voorbeeld van onnodige informatieregistratie: scholen in het primair onderwijs die bij de aanmelding van een leerling vragen nog wel eens naar het opleidingsniveau van de ouders. Behalve dat dit volgens de AVG niet is toegestaan, is de vraag: waarom zou je dit vastleggen? De informatie mag bijvoorbeeld niet worden gebruikt als selectiecriterium. Er is een verschil tussen de informatiebehoefte en een informatiewens vanuit de organisatie. Een informatiemanager achterhaalt de noodzakelijke behoefte aan informatie.

Investeren in informatiemanagement

Het belang dat de school hecht aan goed informatiemanagement zou terug te zien zijn aan investeringen die een school hierin doet. Als een bestuur van meerdere scholen bijvoorbeeld aangeeft dat informatie en ict van strategisch belang zijn, dan is het logisch dat er voldoende professionele inzet is om de taken rond informatiemanagement goed uit te voeren.

Kennisnet stimuleert scholen om actief aan de slag te gaan met informatiemanagement. We denken dat hier nog een wereld te winnen valt. Hoe staat het met dit onderwerp in jouw organisatie? Stel jezelf en je collega’s de volgende vragen: 

• Is de rol van informatiemanagement belegd en zo ja, bij wie?   
• Wordt het onderwerp meegenomen in de visie of het beleid van de school en zo ja, op welke manier?  
• Hoe zou dit beter kunnen?

Hulpmiddelen voor goed informatiemanagement

FORA

De FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) biedt eenduidige taal om informatiemanagement goed te doen: je vindt er alle begripsdefinities, bekrachtigd door meer dan 100 scholen.  

Verder vind je er uitgebreide modellen waarmee je processen binnen de school op een gestructureerde manier in kaart kunt brengen. De FORA richt zich op 7 gebieden.  Er zijn stappenplannen, bijvoorbeeld om de zogeheten leerlingreis in kaart te brengen en te verbeteren. 

De FORA beschrijft ook een modelschool, waarbinnen verschillende praktijkvoorbeelden zijn uitgewerkt. Kijk eens naar de manier waarop je inzichtelijk kunt maken welke ict-systemen ondersteunend zijn aan bedrijfsfuncties, waar overlap is of een gebrek aan deze ondersteuning. 

Inzicht in ict-voorwaarden

Om voor een professionele ict-omgeving te kunnen zorgen, moet een school aan een aantal voorwaarden voldoen. Wat zijn die voorwaarden precies en hoe kun je eraan voldoen? Hoe staat jouw organisatie ervoor en welke (groei)mogelijkheden zijn er? Kennisnet heeft hiervoor de tool ‘Inzicht in ict-voorwaarden’ ontwikkeld. De thema’s in de tool zijn informatiebeveiliging en privacy (IBP), digitaal toetsen en toegang tot digitale leermiddelen. Met de resultaten kun je aan de slag om je processen te verbeteren.

Aandachtspunten en tips

Welke informatie komt bij je binnen?

Informatiemanagement gaat over het organiseren van informatie en niet over de inhoud van de informatie zelf. Ga voor je eigen rol eens na welke informatie bij diverse activiteiten binnenkomt, wat je ermee doet en waar je de (bewerkte en/of nieuwe) informatie vervolgens weer naartoe stuurt.   

Bekijk samen de hulpmiddelen die de FORA biedt

Ben je al bezig met informatiemanagement en wil je hierover in gesprek met je collega’s? Bekijk samen de uitgebreide stappenplannen en procesbeschrijvingen van de FORA (kijk bij het onderdeel ‘Hulpmiddelen voor goed informatiemanagement’).