Stappenplan keuzeproces ELO/LMS

Aanbesteden vergt specifieke expertise. Overweeg daarom of het zinvol is om externe projectbegeleiding in te schakelen. Het aanbestedingsproces vraagt om zorgvuldige planning en strikte naleving van wettelijke voorschriften. Dit is belangrijk dat de uiteindelijke keuze voor een ELO/LMS voldoet aan de vereiste normen en dat het proces transparant en eerlijk verloopt. In deze complexe context kan externe begeleider waardevol zijn. De externe brengt expertise en ervaring in, en kan zo bijdragen aan een efficiënt en optimaal aanbestedingsproces.

Daarnaast kan een externe begeleider de interne opdrachtnemer en de werkgroep assisteren bij de uitvoering van het projectplan. Hierdoor kun je je als schoolleider of bestuurslid volledig richten op de inhoudelijke aspecten van het project, terwijl de externe begeleider de procesmatige en organisatorische aspecten beheert. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wie verantwoordelijk is voor de interne communicatie: de interne projectleider of de externe begeleider?

Bepaal de randvoorwaarden en kaders die de opdrachtgever (schoolleider/bestuurder) stelt voor het kiezen van een LMS/ELO. Deze voorwaarden kunnen zowel financieel als organisatorisch van aard zijn. Denk aan het budget, contractuele eisen, deadlines of de leden van de werkgroep. Daarnaast kunnen er technische en inhoudelijke randvoorwaarden zijn, zoals hieronder gespecificeerd in de toelichting op de vier randvoorwaarden van Vier in Balans.

Later in het keuzeproces zullen deze randvoorwaarden worden aangevuld en/of vertaald naar specifieke criteria die gerelateerd zijn aan het product zelf, zoals functionaliteiten, gebruiksvriendelijkheid en technische vereisten voor integratie met andere applicaties.

Hoe je tot deze voorwaarden komt, kan variëren van een overleg met de opdrachtgever tot uitgebreide interviews met verschillende betrokkenen. Documenteer deze randvoorwaarden in het plan van aanpak. Vage kaders kunnen later in het proces problemen opleveren, zoals bij de beoordeling, de definitieve keuze en het contractuele traject.

Vier in balans bepaalt het rendement van de digitale leeromgeving

Het Vier in balans-model laat zien hoe scholen optimaal rendement kunnen halen uit ict en beschrijft de randvoorwaarden die nodig zijn om ict in het onderwijs goed te kunnen gebruiken.

Bij het inrichten van de digitale leeromgeving, inclusief de keuze van componenten zoals de ELO en LMS, zijn alle vier de randvoorwaarden uit het Vier in balans-model van essentieel belang: visie, deskundigheid, inhoud en toepassingen, en infrastructuur.

Mogelijke deelstap: duidelijke opdrachtomschrijving opstellen

Een duidelijke opdracht helpt de werkgroep om snel aan de slag te gaan met het kiezen van een nieuw product. Idealiter stelt de opdrachtgever vooraf een duidelijke opdrachtomschrijving op en bepaalt hij de belangrijke randvoorwaarden, zoals het budget.

In het keuzeproces wordt de werkgroep samengesteld. Verschillende gebruikersgroepen van een ELO/LMS zijn hierin vertegenwoordigd. Hun opdracht: een onderbouwd advies geven aan bestuur/schoolleiding over welke ELO/LMS de school zou moeten aanschaffen. De samenstelling van de werkgroep hangt af van de grootte van de school en de beschikbaarheid van toekomstige gebruikers, zoals leraren en de (bovenschoolse) ict-coördinator.

Het begeleiden van het keuzeproces voor een ELO/LMS is geen dagtaak. Het komt ongetwijfeld boven op de reguliere werkzaamheden van de projectleider. Hoe voorkom je dat het een langslepend traject wordt? Maak een plan van aanpak met goede projectplanning.

Wat weet je al over een ELO/LMS? Voordat jullie een nieuw product kiezen, is het belangrijk om je erin te verdiepen. Deze kennis helpt je later (als jullie producten van verschillende aanbieders met elkaar gaan vergelijken en een definitieve keuze moeten maken) om een onderbouwde beslissing te nemen.

De lijst met randvoorwaarden die de opdrachtgever heeft opgesteld, wordt in deze fase uitgebreid met specifieke criteria voor het product. Voor het keuzeproces is het belangrijk om stil te staan bij het belang van elk van deze criteria. Deel ze bijvoorbeeld in in wensen (een pre, maar geen ‘dealbreaker’) en eisen (het product valt af als het niet aan die eisen voldoet).

Maak een grondige evaluatie van het huidige systeem, en breng daarbij de voordelen en nadelen in kaart. Welke functionaliteiten willen jullie terugzien in een nieuw product, en op welke vlakken is er verbetering nodig?

In deze fase vergelijkt de werkgroep de producten, wordt duidelijk of er een keuze gemaakt kan worden (en zo ja welke) en neem je alle belanghebbenden hierin mee.

Een marktconsultatie biedt aanzienlijke meerwaarde door directe interactie met leveranciers, andere gebruikers (scholen), en eventuele externe adviseurs. Het doel van deze fase is het vergaren van voldoende informatie om de volgende stap te kunnen starten: het samenstellen van een shortlist van potentieel geschikte producten.

Formuleer voor de marktconsultatie een set vragen. Die kun je als leidraad gebruiken in gesprekken met leveranciers, andere gebruikers (scholen) en/of externe adviseurs. Daarnaast kunnen ze een belangrijke bron zijn bij het aanscherpen van je uitvraag (programma van eisen) en het nemen van de uiteindelijke beslissing.

Na het inwinnen van informatie over potentiële producten en een eventuele marktconsultatie, is het tijd om het bestek voor de aanbesteding af te ronden en deze te publiceren. Daarbij moeten de behoeften, technische eisen en contractuele voorwaarden duidelijk zijn. Daarnaast moeten jullie de criteria en scoringstabellen voor de inschrijvingen vaststellen.

Vervolgens wordt de aanbesteding uitgezet in een formele publicatie. Dit kunnen jullie eventueel aanvullen met een informatiebijeenkomst voor potentiële inschrijvers.

In deze fase vergelijkt de werkgroep de producten en wordt duidelijk of er een keuze gemaakt kan worden.

1. Vergelijk de producten op de shortlist of die van de partijen die hebben ingeschreven op je aanbesteding, om te bepalen welke functionaliteiten en randvoorwaarden het best aansluiten bij de behoeften van de school. Dit doet de werkgroep. Maak afspraken over verantwoordelijkheden binnen dit proces.
2. Evalueer of jullie op dit moment een definitieve keuze kunnen maken op basis van de verzamelde informatie en scores. Als de resultaten dicht bij elkaar liggen of als er nog onzekerheid bestaat, overweeg dan een tweede testronde. Of voeg aanvullende criteria toe, om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen.
3. De werkgroep onderbouwt de voorlopige keuze schriftelijk richting de opdrachtgever, bij voorkeur ondersteund door een presentatie.

Na de definitieve keuze gaat het keuzeproces over in een aankoopproces, onder leiding van de inkoper van de school of het bestuur.

Voldoet geen van de onderzochte producten aan de gestelde randvoorwaarden en criteria?

Keer dan terug naar de onderzoeksfase. Dit biedt gelegenheid om deze criteria te herzien. Welke criteria bleken onrealistisch? Hoe kunnen deze aangepast worden?

Na de keuze voor een ELO/LMS koppel je deze terug aan alle relevante belanghebbenden, zoals:

• het bestuur
• de leraren
• de schoolleiding
• de medezeggenschapsraad

Hiermee creëer je intern draagvlak voor de gemaakte keuze. Tijdens de terugkoppeling kunnen vragen worden beantwoord, zorgen worden aangepakt en kun je eventuele aanvullende inzichten of suggesties verzamelen, zodat de uiteindelijke implementatie van het nieuwe LMS/ELO succesvol verloopt.

In het geval van een aanbesteding informeer je nu ook alle inschrijvende partijen.

Maak met hulp van gebruikers een analyse van de verschillen tussen het oude en het nieuwe product. Vergelijk zowel technische als functionele elementen, zoals de gebruikersinterface, functionaliteiten, compatibiliteit met bestaande technologie, mogelijke en gewenste ondersteuning, en beveiliging.

Uit onderzoek blijkt dat scholen vaak niet stilstaan bij de impact van het nieuwe product op de inrichting van de lessen. Hierbij gaat het om het begrijpen van hoe het nieuwe product daadwerkelijk het leerproces zal beïnvloeden en hoe het geïntegreerd kan worden in het onderwijsproces. Gebruik de verschillenanalyse om een inschatting te maken van wat het nieuwe product betekent voor de lessen en andere onderwijsprocessen. Breng duidelijk in kaart wat er moet gebeuren voor het effectief ingezet kan worden.

Maak aan de hand van de verschillenanalyse en grootte van de impact een planning voor de technische en praktische invoering van het nieuwe product. Doe dit altijd in overleg met je leverancier, want die heeft hier ook een rol in. Als de verschillen tussen het oude en het nieuwe product groot zijn, kunnen jullie het nieuwe product gefaseerd invoeren. Begin dan bijvoorbeeld met enkele klassen en pas de planning aan op de eerste ervaringen.

De ict-verantwoordelijke binnen de organisatie overziet de technische implementatie van het nieuwe product. Zorg, mogelijk samen met de leverancier, voor de koppelingen met relevante systemen, voor het overzetten van de gewenste gegevens, het juiste level van toegang voor verschillende gebruikers en effectief gebruik op alle devices.

Zodra de technische implementatie van het nieuwe product klaar is, kan het worden ingezet in de klas. Communiceer duidelijk met alle betrokken partijen (zoals leraren, ondersteunend personeel, leerlingen en ouders) over het nieuwe product en waar zij terecht kunnen met vragen.

Blijf feedback verzamelen van alle betrokken partijen en wees bereid om aanpassingen te maken op basis van deze feedback.

Het is belangrijk om tijdens het invoeren van de nieuwe ELO/het nieuwe LMS actief ervaringen te verzamelen: wat werkt goed en wat kan mogelijk beter? Werkt het product goed? Wat missen leraren nog in het gebruik? Spelen er technische problemen? Zijn er wensen voor doorontwikkeling?

Haal de ervaringen op met het keuzeproces, de invoering van het product en het gebruik van het product:

• Waren er onvoorziene obstakels?
• Was de planning accuraat?
• Onderzoek aan de hand van ervaringen van gebruikers:
  • Voldoet de ELO/het CMS aan jullie criteria?
  • Zijn met de ELO/het LMS de beoogde doelen bereikt?
  • Helpt de nieuwe applicatie het onderwijsproces te verbeteren?

Leg de belangrijkste bevindingen vast in een evaluatiedocument en deel dat met de schoolleiding en het lerarenteam.

Bespreek de ervaringen en bevindingen met de opdrachtgever. Stel samen specifieke aandachtspunten vast voor toekomstige projecten, waaronder:

• mogelijke verbeteringen in het proces
• mogelijke verbeteringen in de communicatie
• technische aspecten
• gebruikerstraining