• Nieuws
• |
• 11 februari 2025

Nieuwe tool brengt applicatielandschap school snel en eenvoudig in kaart

Op een gemiddelde school worden al snel honderden applicaties ingezet in de verschillende processen. Inventariseren welke je in huis hebt vormt dé basis voor goed informatiemanagement. Bovendien hou je zo grip op risico’s rond informatiebeveiliging en privacy. Maar hoe verkrijg je snel en goed inzicht? Applicatielandschap in kaart helpt om het volledige applicatielandschap van scholen in kaart te brengen. Laagdrempelig, gebruiksvriendelijk en kosteloos.

Door de redactie

11 februari 2025

4 minuten lezen

Als school of scholengroep moet je inzicht hebben in welke applicaties worden gebruikt. Dit verbetert je ict-dienstverlening en je kunt bij de aanschaf van nieuwe applicaties rekening houden met wat er al in huis is. Bovendien is dit inzicht nodig voor een verantwoord beleid op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Applicatielandschap in kaart helpt om alle applicaties te benoemen die scholen gebruiken. Met de tool breng je in beeld voor welke schoolactiviteiten een applicatie wordt gebruikt. In zo’n overzicht kun je zien of je nog applicaties mist of waar onnodig meerdere applicaties naast elkaar worden gebruikt.   

‘Makkelijk in gebruik’ 

De tool maakt gebruik van eerder verzamelde informatie over applicaties die in het onderwijs worden ingezet. Dennis Binnendijk, functioneel beheerder en ict-coördinator op een van de scholen van het Rijnlands Lyceum, vindt de tool opvallend makkelijk in gebruik “Je gaat er echt als een raket doorheen. Je klikt op een applicatie, bijvoorbeeld Canva. Deze applicatie wordt vervolgens gekoppeld aan bedrijfsfuncties uit de FORA. Je moet dan wel goed controleren of deze koppelingen voor jouw situatie kloppen.”  

Volgens Binnendijk is de tool heel eenvoudig qua gebruik. Wij hebben meer dan 250 applicaties in ons landschap. Stuit ik op duplicaten? Dan kunnen we kosten reduceren. Of je ontdekt applicaties waarvan je denkt ‘waarom hebben we die?’ Zo had een van onze scholen nog een niet meer gebruikte Zoom-licentie, terwijl we inmiddels Microsoft Teams gebruiken. Dat is zo vijfduizend euro die je over de balk smijt.” 

‘In één oogopslag overzicht en inzicht’ 

Meindert-Jan Bol is bovenschools ict-coördinator van Proominent, een scholenstichting van openbare basisscholen in Ede: “Onze scholen hadden in het verleden veel autonomie op ict-gebied. Iedere leerkracht kon via zijn eigen schoolleiding of ict’er applicaties aanschaffen zonder dat ik daarnaar had gekeken. Vanuit beveiligingsoogpunt was dat wel eens lastig. Sommige applicaties brengen risico’s met zich mee, bijvoorbeeld als het gaat om het bewaren van data. Overzicht krijgen en houden is dus belangrijk, maar door die autonomie van scholen ook een hele klus. Applicatielandschap in kaart maakt het een stuk makkelijker.”

Voor een compleet overzicht van applicaties is het belangrijk om het applicatielandschap samen met collega’s te vullen. De tool helpt daarbij. Bol ziet dat ook: “Het is fijn om in een oogopslag te zien welke applicaties we gebruiken. We denken erover om op elk van onze scholen iemand verantwoordelijk te maken voor het vullen en bijhouden van de tool.” 

Doorontwikkeling 

Applicatielandschap in kaart ontwikkelt zich verder in lijn met andere ontwikkelingen, zoals het Normenkader IBP. Scholen die met de tool aan de slag gaan, doen er verstandig aan alvast na te denken over hoe zij de tool in combinatie met andere instrumenten kunnen inzetten. Bijvoorbeeld om informatiemanagement en informatiebeveiliging goed te organiseren. 

Normenkader IBP 

Door de tool te gebruiken, zetten scholen ook de eerste stappen om te voldoen aan het Normenkader IBP. Zo past het gebruik ervan naadloos in het deelproject Systeem- en data-eigenaarschap en configuratiebeheer uit het Groeipad (Fase 1).  

Start ook met het in kaart brengen van het applicatielandschap van jouw school of scholengroep. Gebruik de tool Applicatielandschap in kaart.